TIETOSUOJAILMOITUS

Asiakas- ja koulutusrekisteri

Rekisterinpitäjä Elämäsi Kuntoon Oy

Päivitetty / versio 17.7.2026 / 1.0

Keräämme vain asiakkuuden, valmennusten ja koulutusten järjestämiseen tarvittavia perustietoja sekä osallistujien ammatillisia taustatietoja koulutuksen sisällön tarkoituksenmukaista mukauttamista varten.

1. Yleistä ja soveltamisala

Tässä tietosuojailmoituksessa kuvataan, miten Elämäsi Kuntoon Oy (”me” tai ”rekisterinpitäjä”) käsittelee henkilötietoja asiakassuhteiden, valmennusten, koulutusten ja niihin liittyvän viestinnän yhteydessä.
Käsittelemme henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679, GDPR), Suomen tietosuojalain (1050/2018) ja muun soveltuvan lainsäädännön mukaisesti. Keräämme vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia tässä ilmoituksessa kuvattuihin tarkoituksiin.

2. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä: Hyvinvointipalvelu Elämäsi Kuntoon Oy
Y-tunnus: 3627740-7
Osoite: Aatratie 12, 04220 Kerava
Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö: Tanja Raivio
Sähköposti: tanja.raivio@elamasikuntoon.fi

3. Keitä ilmoitus koskee

Ilmoitus koskee seuraavia henkilöryhmiä:

  • valmennusten ja koulutusten asiakkaat, ilmoittautujat ja osallistujat
  • asiakasorganisaatioiden yhteyshenkilöt ja muut toimeksiannon toteuttamiseen liittyvät henkilöt
  • potentiaaliset asiakkaat ja yhteydenottajat
  • uutiskirjeen tai muun markkinointiviestinnän tilaajat, jos tällaista viestintää käytetään.

4. Mitä henkilötietoja käsittelemme

4.1 Yhteys- ja asiakastiedot

  • nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  • organisaation tai yrityksen nimi, Y-tunnus sekä henkilön tehtävä tai asema
  • asiakkuutta, tarjousta, tilausta, sopimusta ja yhteydenpitoa koskevat tiedot
  • valmennukseen tai koulutukseen ilmoittautumista, osallistumista, aikataulua ja palautetta koskevat tiedot
  • laskutus- ja maksutiedot siltä osin kuin ne ovat tarpeen.

4.2 Ammatilliset tausta- ja osaamistiedot

Koulutuksen sisällön ja toteutustavan mukauttamiseksi voimme pyytää osallistujalta esimerkiksi seuraavia tietoja:

  • ammatti, tehtävänimike, toimiala ja työtehtävien yleinen luonne
  • koulutus, pätevyydet ja olennaiset sertifikaatit
  • työkokemus ja kokemus koulutuksen aihepiiristä
  • yleiset osaamisalueet, koulutustarpeet ja oppimistavoitteet
  • asiakas- tai kohderyhmät, joiden kanssa osallistuja työskentelee
  • toivottu koulutuksen painotus tai oppimistapa
  • ruoka-allergiat, mikäli koulutus sisältää mahdollisesti tarjoiluja.

Näitä tietoja käytetään vain koulutuksen kohdentamiseen ja personointiin yleisellä tasolla. Tietoja ei käytetä henkilöä koskevien automaattisten arvioiden tai päätösten tekemiseen.

4.3 Tiedot, joita emme pyydä

Emme pyydä muita terveystietoja tai muita erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, kuten tietoja sairauksista, työkyvystä, vammaisuudesta, uskonnosta, poliittisista mielipiteistä tai ammattiliiton jäsenyydestä. Pyydämme olemaan kirjoittamatta vapaisiin tekstikenttiin tarpeettomia terveystietoja tai muiden henkilöiden henkilötietoja.

4.4 Verkkosivuston tekniset tiedot

Verkkosivuston tai sähköisten lomakkeiden käytön yhteydessä palveluntarjoajat voivat käsitellä palvelun toiminnan ja tietoturvan kannalta välttämättömiä teknisiä tietoja, kuten IP-osoitetta, tapahtuma-aikaa, selaintyyppiä ja teknisiä lokitietoja. Jos otamme käyttöön ei-välttämättömiä analytiikka- tai markkinointievästeitä, pyydämme niihin suostumuksen ja annamme tarkemmat tiedot erillisessä evästekäytännössä.

5. Mistä saamme henkilötiedot

Saamme tiedot pääasiassa:

  • rekisteröidyltä itseltään yhteydenoton, ilmoittautumisen, tilauksen, kyselyn tai muun asioinnin yhteydessä
  • asiakasorganisaatiolta, kun se ilmoittaa henkilön koulutukseen tai antaa yhteyshenkilön tiedot toimeksiannon toteuttamista varten
  • maksu-, laskutus-, viestintä- ja lomakepalveluilta siltä osin kuin se on tarpeen palvelun toteuttamiseksi
  • julkisista yritys- ja ammatillisista lähteistä vain rajattuun yritysasiakkuuksien yhteydenpitoon, jos tällainen käsittely on henkilön tehtävän perusteella kohtuudella odotettavaa.

6. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Oikeusperuste määräytyy asiakkuuden ja käsittelytilanteen mukaan. Keskeiset tarkoitukset ovat seuraavat:

Käsittelyn tarkoitus, oikeusperuste ja keskeiset tiedot

  • Yhteydenottoihin vastaaminen, tarjousten laatiminen ja palvelusta sopiminen / Sopimus tai sopimusta edeltävät toimet (GDPR 6.1 b); yritysyhteyshenkilöiden osalta oikeutettu etu (6.1 f) / Yhteystiedot, organisaatio, yhteydenoton ja tarjouksen tiedot
  • Valmennusten ja koulutusten järjestäminen sekä asiakassuhteen hoitaminen / Sopimus (6.1 b) tai oikeutettu etu toteuttaa asiakasorganisaation kanssa sovittu palvelu (6.1 f) / Asiakas-, osallistumis-, viestintä-, palvelu- ja ruoka-aineallergiatiedot
  • Koulutuksen sisällön mukauttaminen osallistujien ammattitaidon ja oppimistavoitteiden mukaan / Sopimus (6.1 b) tai oikeutettu etu tarjota tarkoituksenmukainen koulutus (6.1 f) / Ammatti, koulutus, kokemus, osaaminen ja oppimistavoitteet
  • Laskutus, kirjanpito ja lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen / Sopimus (6.1 b) ja lakisääteinen velvoite (6.1 c) / Asiakas-, laskutus-, maksu- ja tapahtumatiedot
  • Palvelun laadun, toiminnan ja tietoturvan varmistaminen / Oikeutettu etu (6.1 f) / Palaute, yhteydenpito ja välttämättömät tekniset lokitiedot
  • Uutiskirjeet ja muu suoramarkkinointi / Suostumus silloin, kun laki sitä edellyttää (6.1 a); muutoin rajattu oikeutettu etu, kuten vastaanottajan työtehtävään liittyvä B2B-viestintä (6.1 f) / Nimi, sähköposti, organisaatio, tehtävä ja markkinointivalinnat

Oikeutettu etu: Oikeutettu etumme on asiakas- ja yhteistyösuhteiden hoitaminen, sovittujen palvelujen toteuttaminen, palvelun kehittäminen ja tietoturvan ylläpito. Arvioimme käsittelyn tarpeellisuuden ja vaikutukset rekisteröidyn oikeuksiin. Rekisteröity voi vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella. Suoramarkkinointia voi vastustaa aina.

8. Henkilötietojen vastaanottajat ja palveluntarjoajat

Tietoja käsittelevät vain ne henkilöt, joiden työtehtäviin se kuuluu. Voimme käyttää henkilötietojen käsittelijöinä luotettavia palveluntarjoajia, kuten:

  • verkkosivuston, sähköisten lomakkeiden, pilvitallennuksen ja sähköpostin palveluntarjoajat
  • asiakkuudenhallinta-, ajanvaraus- tai koulutushallintapalvelut, jos sellaisia käytetään
  • kirjanpito-, laskutus-, maksu- ja taloushallintopalvelut
  • kouluttajat, valmentajat tai muut alihankkijat vain siinä laajuudessa kuin toimeksiannon toteuttaminen edellyttää.

Palveluntarjoajat käsittelevät tietoja sopimustemme ja ohjeidemme mukaisesti. Emme myy tai vuokraa henkilötietoja. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle tai muulle taholle, jos lainsäädäntö velvoittaa siihen, tai yritysjärjestelyn yhteydessä asianmukaisin tietosuojatoimin.

9. Tietojen siirrot EU:n ja ETA:n ulkopuolelle

Käytämme asiakas- ja koulutustietojen käsittelyssä Google Workspace -palveluita, kuten Gmailia, Google Drivea, Google Docsia, Google Formsia ja Google Calendar -palvelua. Google toimii näissä palveluissa henkilötietojen käsittelijänä rekisterinpitäjän lukuun.

Olemme mahdollisuuksien mukaan määrittäneet Google Workspacen piiriin kuuluvien tietojen säilytysalueeksi Euroopan unionin. Kaikki tekninen käsittely, lokitiedot, tukipalvelut tai alikäsittelijöiden toiminta eivät kuitenkaan välttämättä rajoitu EU- tai ETA-alueelle.

Pyrimme käyttämään palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tiedot EU:n tai Euroopan talousalueen sisällä. Jos henkilötietoja siirretään tai niihin annetaan pääsy EU:n tai ETA:n ulkopuolelta, varmistamme siirrolle GDPR:n mukaisen perusteen, kuten Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen tai komission vakiolausekkeet sekä tarvittaessa täydentävät suojatoimet.

10. Henkilötietojen säilytysajat

Säilytämme tietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä ilmoituksessa kuvattuihin tarkoituksiin. Sovellamme pääsääntöisesti seuraavia säilytysaikoja:

Tietoryhmä, sekä säilytysaika tai poistoperuste

  • Yhteydenotot, jotka eivät johda asiakkuuteen: Pääsääntöisesti 12 kuukautta asian käsittelyn päättymisestä, ellei pidempi säilytys ole tarpeen oikeusvaateen tai muun perustellun syyn vuoksi.
  • Asiakkuus-, valmennus-, koulutus- ja ammatilliset taustatiedot: Asiakassuhteen tai koulutuksen ajan ja pääsääntöisesti 3 vuotta sen päättymisestä. Tarpeettomat yksityiskohtaiset ennakkokyselyvastaukset voidaan poistaa aiemmin.
  • Kirjanpito-, laskutus- ja maksuaineisto: Kirjanpitolain edellyttämän ajan, yleensä vähintään 6 vuotta sen kalenterivuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Osa kirjanpitoaineistosta säilytetään vähintään 10 vuotta.
  • Markkinointitiedot: Kunnes suostumus peruutetaan tai suoramarkkinointia vastustetaan; tiedot tarkistetaan ja tarpeettomat tiedot poistetaan myös säännöllisesti.
  • Välttämättömät tekniset lokitiedot: Käyttötarkoituksesta ja järjestelmästä riippuen.

Säilytysajat voidaan ylittää, jos tietojen säilyttäminen on tarpeen lakisääteisen velvoitteen, oikeusvaateen laatimisen, esittämisen tai puolustamisen vuoksi. Tiedot poistetaan tai anonymisoidaan, kun niiden säilyttämiselle ei enää ole perustetta.

11. Tietojen suojaaminen

Suojaamme henkilötiedot käsittelyn riskeihin nähden asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimin. Näitä voivat olla käyttöoikeuksien rajaaminen, salassapitovelvollisuus sekä palveluntarjoajien kanssa tehtävät tietojenkäsittelysopimukset. Käyttöoikeus tietoihin annetaan vain työtehtävien edellyttämässä laajuudessa.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:

  • saada tieto henkilötietojesi käsittelystä ja pyytää pääsyä tietoihisi
  • pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
  • pyytää tietojen poistamista silloin, kun käsittelylle ei enää ole lainmukaista perustetta
  • pyytää käsittelyn rajoittamista laissa säädetyissä tilanteissa
  • vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseesi liittyvällä perusteella
  • vastustaa suoramarkkinointia milloin tahansa
  • peruuttaa suostumus milloin tahansa siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen
  • saada itse toimittamasi tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja se suoritetaan automaattisesti.

Oikeudet eivät ole ehdottomia, ja niiden soveltuminen riippuu käsittelyn oikeusperusteesta ja tilanteesta. Voit esittää pyynnön kohdassa 2 mainittuun sähköpostiosoitteeseen. Voimme pyytää lisätietoja henkilöllisyytesi varmistamiseksi. Vastaamme pyyntöön ilman aiheetonta viivytystä ja lähtökohtaisesti kuukauden kuluessa.

13. Valitus ja ilmoituksen muutokset

Jos katsot, että henkilötietojasi on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle. Suosittelemme kuitenkin ottamaan ensin yhteyttä meihin, jotta voimme selvittää asian.

Päivitämme tätä tietosuojailmoitusta, jos palvelumme tai henkilötietojen käsittely muuttuu. Ajantasainen versio julkaistaan verkkosivustollamme, ja olennaisista muutoksista ilmoitetaan tarkoituksenmukaisella tavalla.